نکات و ترفندهای مایکروسافت لیست

جدا از برنامه هایی مانند Teams، OneNote و مجموعه آفیس، مایکروسافت همچنین نرم افزار مدیریت پروژه / پایگاه داده به نام Microsoft Lists را ارائه می دهد. این ویژگی در مایکروسافت، در ابتدا محدود به کاربران Microsoft Enterprise و Education 365 بود، اما این شرکت اکنون کاربران عمومی را برای استفاده از ویژگی های این برنامه می پذیرد.

 لیست ها در مایکروسافت

اگر می‌خواهید فهرست‌های مایکروسافت را امتحان کنید، در اینجا نکات و ترفندهای برتر فهرست‌های مایکروسافت برای فعالیت‌های مختلف، مانند چک‌لیست‌ها برای تجربه آسان، گردآوری شده است.

از الگوها استفاده کنید

شما دو گزینه برای ایجاد یک لیست در Microsoft Lists دارید، اولین گزینه این است که یک لیست از ابتدا ایجاد کرده و دومین گزینه این است که از یکی از قالب های داخلی استفاده کنید. از صفحه اصلی Microsoft Lists، روی New list کلیک کرده و یکی از قالب های پیش فرض را انتخاب کنید.

بسته به استفاده یا ترجیح خود، می‌توانید الگوهایی مانند ردیابی مشکلات، زمان‌بندی محتوا و غیره را انتخاب کنید. برخلاف Notion، هیچ راهی برای مرور الگوهای ایجاد شده توسط Microsoft List وجود ندارد.

پس از انتخاب یک قالب، روی Use template کلیک کنید و پس از آن آماده استفاده از آن در حساب کاربری خود هستید.

لیست را شخصی ساز کنید

هنگامی که با ده ها لیست در مایکروسافت سروکار دارید، مهم است که آنها را شخصی سازی کنید تا در یافتن لیست مربوطه دچار مشکل نشوید.

هنگامی که یک لیست جدید ایجاد می کنید، می توانید یک نام، یک توضیح منحصر به فرد، و یک رنگ و یک نماد به آن بدهید. گزینه ها محدود هستند، اما هنوز بهتر از رقبایی مانند Trello خواهند بود.

موارد جدید را به لیست اضافه کنید

بسته به قالبی که انتخاب می کنید، چندین گزینه برای افزودن ورودی به لیست های مایکروسافت دارید.

روی افزودن مورد جدید در بالا کلیک کنید و خواهید دید که منویی برای اضافه کردن جزئیات شغل یا موضوع مانند عنوان، توضیحات، وضعیت، تاریخ سررسید، تاریخ انتشار، URL منتشر شده و موارد دیگر باز می شود.

یک نمای جدید ایجاد کنید

شما در مایکروسافت لیست خود همچنین می توانید ورودی های اضافه شده را در قالب تقویم و گالری مشاهده کرده و یک نمای جدید اضافه کنید. در اینجا نحوه انجام این کار آمده است:

• مرحله 1: روی نماد + در بالا کلیک کنید و منوی Create view باز می شود.
• مرحله 2: تقویم یا گالری را از منوی Show as انتخاب کنید.
• مرحله 3: دکمه Create را در پایین فشار دهید و می توانید نمای جدید را از منوی سه نقطه بررسی کنید.

ویرایش لیست

به طور پیش فرض، Microsoft Lists ویرایش مستقیم لیست ها را غیرفعال می کند. برای ایجاد تغییرات، لیست را انتخاب کرده و روی ویرایش بالا کلیک کنید. این کار می تواند کمی زمان بر باشد. در عوض، می‌توانید روی « Exit network view» کلیک کرده و مستقیماً ورودی‌های جدید اضافه و ورودی‌های موجود را ویرایش کنید.

یک ستون جدید اضافه کنید

بسته به قالبی که انتخاب می‌کنید، لیست‌ها با ستون‌های لازم همراه خواهند بود. می‌توانید به صورت افقی اسکرول کنید و روی افزودن ستون کلیک کرده تا نوع ستونی را که می‌خواهید به لیست‌ها اضافه کنید انتخاب کنید.

می توانید یک خط متن، چندین خط متن، شماره، نظرسنجی بله / خیر، پرسونا و موارد دیگر را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید ستون‌های موجود را انتخاب کرده و روی دکمه فلش پایین کلیک کنید تا آنها حذف شوند.

لیستی از علاقه مندی ها بسازید

هنگام کار با چندین پروژه و پایگاه داده های دیگر، جستجو در لیست مورد نظر دشوار است.

از صفحه اصلی Microsoft Lists، روی نماد ستاره کوچک در بالای لیست کلیک کنید و برنامه آن را به عنوان مورد علاقه اضافه می کند. اکنون می توانید به راحتی از منوی مجزای Favorites به آن دسترسی داشته باشید.

یک ستون را ویرایش کنید

آیا می خواهید یک ستون موجود را با جزئیات بیشتری ویرایش کنید؟ این کار را به راحتی می توانید از منوی Edit Column انجام دهید.

مثلا فرض کنید قصد دارید ستونی به نام Status را در لیست ویرایش کنید. برای انجام این کار باید مراحل زیر را دنبال کنید:

• مرحله 1: روی نماد فلش رو به پایین در کنار نوار وضعیت کلیک کنید.
• مرحله 2: به تنظیمات ستون بروید و ویرایش را انتخاب کنید.
• مرحله 3: می توانید یک نام، توضیحات جدید اضافه کنید، نوع ستون را تغییر دهید و حتی در گزینه های خروجی تغییراتی ایجاد کنید.

همچنین می توانید زیر منوی More Options را باز کرده و چندین گزینه را برای ستون ها انتخاب کنید. برای اعمال تمامی تغییرات روی دکمه ذخیره کلیک کنید.

لیستی را به اشتراک بگذارید

در حالی که Microsoft Lists برای استفاده شخصی ایده آل است همچنین می تواند به صورت تیمی و با اعضای تیم استفاده شود. می توانید مشکلات، اسناد، رویه ها، مخاطبین، موجودی ها و موارد دیگر را با اعضای گروه پیگیری کرده و آن ها را به اشتراک بگذارید.

از صفحه اصلی Lists، روی منوی سه نقطه ای کلیک کرده و Share را انتخاب کنید. می توانید پیوند پروژه را به اشتراک بگذارید و حتی برای ایجاد تغییرات به منوی تنظیمات پیوند بروید.

از منوی تنظیمات پیوند، می‌توانید ویرایش‌ها را اضافه کنید، تاریخ انقضا تعیین کرده و حتی یک رمز عبور برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به لیست تعیین کنید.

فرمت CSV

اگر می‌خواهید فهرستی را در Microsoft Excel ویرایش کنید یا کل فهرست را در قالب CSV به اشتراک بگذارید، روی Export to CSV کلیک کنید تا مرورگر فهرست را در یک فایل CSV بارگیری کند.

ایجاد و مدیریت پایگاه داده در برنامه Microsoft Listing

Microsoft Lists برای کاربران هنوز مواردی مانند قوانین ایجاد خودکار لیست و دسترسی به برنامه تلفن همراه را ندارد. این فقط برای کاربران Education و Enterprise در دسترس است.

لیست های مایکروسافت شکاف قابل توجهی را در اکوسیستم مایکروسافت 365 پر می کند. دیگر لازم نیست برای ایجاد پایگاه داده یا مدیریت پروژه ها به برنامه هایی مانند Trello یا Notion تکیه کنید. شما می توانید همه کارها را در Lists با استفاده از ادغام دقیق آن با برنامه های Office انجام دهید.